合同是供需双方权利、义务的协议文件,具有法律效力,一旦签定必须严格执行。同时接受订单或合同是制造企业产品实现过程的开始,在这个过程中正确理解顾客的要求并设法满足其需求是至关重要的,因为它不仅涉及到顾客的合理期望能否得以实现,还涉及到企业后续的设计、生产、安装和服务的全过程及有关部门和岗位。如果合同的各项要求规定得不明确或在传递中不完整,或有关部门不理解,将会导致合同的不正确履行,企业会蒙受损失。另外,在当今买方市场的经济环境中,顾客的要求也越来越严格,签定了合同就证明其有能力按期、保质履行合同,而一旦不能按期、保质交货,就会失去信誉和违反合同,这对企业来讲同样是后果严重的。因此,必须对合同(包括标书、订单)进行评审。
所谓合同评审就是指在合同签定前,为了确保各项要求规定得合理、明确并形成文件且能实现,由企业所进行的系统的活动。实际上,无论大公司还是小公司,接到用户的订单时都会对其审核把关,然后再确定为满足订单要求须采取哪些相应的措施。其实这就是简单的合同评审,只是没有留下文字记录和规范性较差而已。究竟如何实施规范的合同评审呢？实践证明,应建立合同评审程序并严格按该程序实施,才能保证取得很好的实效。
企业的实际情况不同,建立的合同评审程序也将存在差异,但无论如何,以下几个方面的内容都是非常必要的。
一 合同的分类
为了明晰合同评审的层次和责任,简化合同评审的程序,应对合同进行分类。分类的原则可根据企业的实际情况,尤其是产品的特点而定,可以工艺、材料、定型品、结构等方面为原则进行分类,也可把这几个方面结合在一起为原则进行分类,但不宜分类过多。一般分为三类即可,如常规合同、一般合同、特殊合同三类。下面以这三类合同为例,分别定义。
1 常规合同:顾客需要的是公司已成功生产过的、定型的、标准的产品或采用常规材料、结构、工艺的产品,且交货期能够基本满足顾客要求的内销合同。
2 一般合同:顾客需要的是有特殊要求的,公司尚未成功生产过的非定型、非标准、需要新设计的采用常规材料、结构、工艺的产品,且技术和质量保证能力能够基本满足顾客要求的内销合同。
3 特殊合同:顾客有重大特殊要求的采用新材料、新结构、新工艺、需重新设计的新产品,且对要评审内容的保证能力尚不完全清楚的内销和出口合同。
二 合同评审的范围和要求
(一)任何形式(传真、函件或其他方式)的合同或订单的各项要求都要有明确的规定,并形成文件。
(二)对每份合同或订单在正式签定前都要评审,并满足以下要求:
1 合同或订单的各项要求都有明确的规定并形成文件;
2 任何与投标不一致的合同或订单的要求已经得到解决;
3 具有满足合同或订单的要求的能力。
三 合同评审的内容
(一)技术保证能力
1 应用的材料;
2 采用的结构和工艺;
3 要求的加工精度;
4 产品的性能指标要求;
5 设备加工性能的符合性;
6 产品包装要求;
7 功能尺寸;
8 顾客的其他特殊要求。
(二)质量保证能力
1 检验和试验要求;
2 质量验收方式;
3 质量保证期;
4 检验能力;
5 质量标准;
6 特殊质量要求;
7 质量责任的确定方法和质量纠纷的仲裁。
（三）材料保证能力
1 有无库存或数量是否充足;
2 材料质量状况;
3 是否采用了新材料;
4 是否需要采购;
5 采购周期能否保证合同交货期要求。
(四)生产保证能力
1 合同产品的数量;
2 合同交货期;
3 合同产品所需设备能力;
4 供货能力。
(五)资金保证能力和财务结算
1 合同所需原材料、外协件、外购件的资金保证状况;
2 财务结算方式;
3 顾客的户名、开户行、帐号、税号是否清楚。
(六)价格
1 常规合同或订单是否执行了公司的价格政策;
2 一般和特殊合同的价格是否合理。
(七)其它
1 交货方式;
2 付款条件;
3 运输方式是否符合交通运输法规及公司运输现状;
4 保险费、运输费等费用承担情况；
5 违约责任及经济赔偿。
四 合同评审的方式和审批
（一）根据合同评审的内容，明确各有关部门的职责
1 产品销售部门是合同评审的归口管理部门,负责组织有关部门对合同进行评审、协调、修订、传递等工作。
2 技术(设计)部门负责技术保证能力的评审。
3 质量管理部门负责质量保证能力的评审。
4 原辅材料的采购或管理部门负责对材料保证能力的评审。
5 生产部门负责生产保证能力的评审。
6 财务部门负责对资金保证能力、价格以及合同中有关财务结算的评审。
(二)评审的方式和审批
1 产品销售部门对接收的草签的合同进行初审,若合同的各项要求不明确或未形成文件,则责成业务人员进一步了解顾客需求,直到合同的各项要求明确并形成文件为止。
2 常规合同由业务员或产品销售部门授权的人员进行初审,认为合同的各项要求可接受并签字后,由主管的上一级领导审批,也可通过电话、传真、记录等其它形式审批,但事后必须履行正式的审批手续。
3 一般合同由评审部门之间凭《合同评审表》传递评审。
(1)规定评审部门之间的传递顺序和时间要求。
(2)由评审部门或评审部门授权的人员接评审内容逐项评审,对合同的各项要求都有明确的评审意见,并形成文件,由该部门领导审批。
4 特殊合同由产品销售部门的主管组织并主持评审部门人员参加的会议进行评审,由主管产品销售的公司领导或其授权人审批,必要时报总经理审批。
5 产品销售部门负责合同的评审与协调,各评审部门对评审的有关内容负责,明确责任,保证内外协调一致。
6 产品销售部门根据各评审部门的意见,结合可以接受或不可接受的条款,及时与顾客协商,对草签合同的内容做出相应的修改,确保与顾客达成一致意见后,签订正式的合同,并形成具体、明确、完整的文件,经审批后加盖"已评审"印章进行标识, 并传递给有关部门执行。
五 合同的修订
合同执行过程中,顾客和企业因某种原因提出合同的修订要求时,产品销售部门根据拟修订的内容填写《合同修订申请表》,签字后,仍要进行评审,并按“合同评审的方式和审批”中有关条款执行,得到顾客或供方的确认后,填写《合同修订通知单》,并及时通知有关部门执行。
六 合同评审的记录与保存
合同评审的记录包括形成文件的电话记录、传真复印件、函件以及与合同有关的其他记录(如合同评审表、合同修订申请表、合同修订通知单、合同的有关附件等),均由产品销售部门予以保存备查,保存期限可根据企业的具体情况自行确定。
建立了科学、可行的合同评审程序并严格按其运作后,相信在合同执行率、品质保证、减少不必要的沟通、缩短交货期、降低企业风险、规范合同管理等方面一定会取得明显的实效。
七 参考文献:
GB/T19001-2000 idt IS09001:2000《质量管理体系要求》。
